Quản trị tuyển dụng là làm những công việc gì?

Trong vô số các công việc liên quan của phòng nhân sự, tuyển dụng là nhiệm vụ chiếm tỷ trọng cao cả về số lượng và mức độ quan trọng. Đa phần nhiệm vụ này sẽ do trưởng phòng hoặc giám đốc nhân sự trực tiếp điều phối. Thuật ngữ chuyên ngành gọi riêng đây là công tác quản trị tuyển dụng với hàng loạt công việc gắn kết chặt chẽ với nhau. Chi tiết cụ thể TalentBold sẽ thể hiện qua bài viết dưới đây.
Những doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn, biến động thường xuyên còn có thể lập riêng một phòng ban chuyên về quản trị tuyển dụng nhằm đảm bảo nhu cầu nhân lực luôn được lấp đầy nhanh chóng và hiệu quả.
I. Khái quát về quản trị tuyển dụng
Quản trị tuyển dụng là việc tìm kiếm, chiêu mộ nhân viên phù hợp nhất với vị trí đang trống tại một phòng ban nào đó trong doanh nghiệp.
Công việc này đặt nặng về chất lượng và sự sáng tạo trong cách làm việc, bởi lẽ, cùng một lúc người quản trị tuyển dụng có thể tuyển hàng trăm nhân sự cho nhiều phòng ban khác nhau mà vẫn phải đảm bảo chất lượng ứng viên như yêu cầu.
II. Những công việc cần làm tại vị trí quản trị tuyển dụng
1. Tiếp nhận thông tin bổ sung nhân lực từ phòng ban cụ thể
Những phòng ban trong doanh nghiệp khi thiếu hụt nhân sự đều sẽ liên hệ và gửi yêu cầu bổ sung nhân lực đến phòng nhân sự, cụ thể là người quản trị tuyển dụng.
2. Trình ban giám đốc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
Từ yêu cầu nhận được, phòng nhân sự sẽ báo cáo cấp trên để xin chỉ thị về việc lập kế hoạch tuyển dụng thêm nhân lực hay không.
3. Viết bài và đăng tin tuyển dụng
Khi đã được phê duyệt, đăng thông tin tìm kiếm ứng viên sẽ là công việc tiếp theo của quản trị tuyển dụng.
Soạn thảo bài viết tuyển dụng với đầy đủ thông tin về vị trí công việc, yêu cầu, mô tả công việc cụ thể…, đồng thời phải chọn lựa kênh tuyển dụng trực tuyến thích hợp để đăng tin.
4. Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
Doanh nghiệp có thể tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại văn phòng, nhận hồ sơ qua email trực tiếp hoặc qua email liên kết với kênh tuyển dụng trực tiếp.
Mỗi ngày đều phải tổng hợp lại hồ sơ và lên kế hoạch sàng lọc ứng viên phù hợp để tránh quá tải.
5. Chuyển danh sách ứng viên dự kiến qua phòng ban nơi cần bổ sung nhân lực
Trực tiếp người quản trị tuyển dụng sẽ sàng lọc danh sách ứng viên phù hợp và gửi cho trưởng phòng nơi cần nhân lực kiểm tra, phê duyệt lại lần nữa.
Quy trình này khá quan trọng vì trưởng phòng là người nắm rõ yêu cầu công việc đang thiếu nhân sự, và ứng viên cần sở hữu tố chất quan trọng nào nhất.
Bên cạnh đó, những yêu cầu đặc biệt khi phỏng vấn ứng viên cũng có thể được trưởng phòng ghi chú cụ thể, tạo thuận lợi cho người phỏng vấn.
6. Lên lịch hẹn phỏng vấn ứng viên
Từ danh sách ứng viên đã phê duyệt, phòng nhân sự sẽ lên lịch hẹn phỏng vấn dựa trên khung thời gian làm việc của người phỏng vấn và của ứng viên.
Thông thường thông báo lịch hẹn phỏng vấn sẽ gửi qua email, nếu người quản trị tuyển dụng muốn phỏng vấn sơ bộ thì có thể thông báo bằng điện thoại.
7. Báo cáo cấp trên về kết quả phỏng vấn
Sau khi hoàn tất phỏng vấn tất cả ứng viên, người quản trị tuyển dụng sẽ lập báo cáo trình lên cấp trên.
Cấp trên và trưởng phòng nơi cần nhân lực sẽ trực tiếp thảo luận cùng nhau, cân nhắc lựa chọn ứng viên và gửi danh sách ứng viên trúng tuyển về phòng nhân sự.
8. Liên lạc ứng viên trúng tuyển và sắp xếp thời gian nhận việc
Liên lạc trực tiếp với ứng viên trúng tuyển để thỏa thuận thời gian bắt đầu thời gian thử việc. Sau đó, gửi một email xác nhận với thời gian đã thống nhất là quy trình thông báo được đánh giá chuyên nghiệp.
Nếu có thay đổi gì từ 01 trong 02 bên, việc trao đổi nên diễn ra trên email để các cấp quản lý có đính kèm trong email có thể cập nhật tình hình thường xuyên.
9. Đánh giá kết quả ứng viên sau thời gian thử việc
Công việc quản trị tuyển dụng vẫn phải tiếp tục với việc theo dõi kết quả báo cáo thử việc từ quản lý trực tiếp của ứng viên.
Thậm chí, trong quá trình thử việc có thể người quản trị tuyển dụng phải đổi ứng viên mới nếu ứng viên thử việc hoặc người quản lý trực tiếp cảm thấy bên còn lại không phù hợp với mong muốn và sự kỳ vọng, khó gắn bó lâu dài.
10. Báo cáo ban lãnh đạo, hoàn tất hồ sơ tuyển dụng chính thức
Nếu kết quả thử việc được đánh giá tốt, phù hợp yêu cầu doanh nghiệp, người quản trị sẽ lập báo cáo lên ban lãnh đạo và tiến hành hồ sơ ký kết hợp đồng lao động chính thức.
III. Ứng dụng công nghệ trong công tác quản trị tuyển dụng
Những doanh nghiệp, tập đoàn lớn, lượng công việc quản trị tuyển dụng rất lớn, để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất hiệu quả làm việc của người quản trị tuyển dụng, trang bị phần mềm quản trị tuyển dụng đang là xu hướng hiện nay.
Thông qua phần mềm này, mọi công việc liên quan đến quản trị tuyển dụng đều sẽ được tự động hóa theo tiêu chí lựa chọn, ví dụ:

• Tạo mẫu CV riêng cho doanh nghiệp
• Tổng hợp thông tin nhanh chóng theo từng tiêu chí trong mẫu CV
• Tự động sàng lọc danh sách ứng viên theo một hoặc một số tiêu chí, tùy người quản trị tuyển dụng chọn
• Tổng hợp danh sách báo cáo, đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên, đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng… đều được tính toán tự động và thể hiện bằng những con số cụ thể
• Phỏng vấn trực tuyến ứng viên ở xa hoặc khi người trực tiếp phỏng vấn đang đi công tác…

Nhân tài là rường cột chủ chốt, có được nhân viên giỏi chính là nền tảng ban đầu cho mọi thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, quản trị tuyển dụng luôn là tuyến đầu với trọng trách nặng nề khi là nơi tiếp nhận và sàng lọc nhân tài.
Theo dõi xu hướng quản trị tuyển dụng từ nhiều năm nay, TalenBold nhận thấy từ khi phần mềm quản trị tuyển dụng hiện hữu tại các doanh nghiệp, người quản trị tuyển dụng tối giản nhiều công đoạn tạo nguồn ứng viên, thời gian tập trung cho chất lượng ứng viên nhiều hơn, nhờ vậy, kết quả hoạt động của hàng loạt doanh nghiệp được cải thiện đáng kể.

Ảnh: sưu tầm