Nhiệm vụ của trưởng phòng đào tạo

Trưởng phòng đào tạo – tưởng chừng là một chức danh chỉ xuất hiện trong ngành giáo dục. Tuy nhiên, vị trí này còn xuất hiện trong doanh nghiệp. Vậy trưởng phòng đào tạo là ai? Họ có nhiệm vụ gì? Liệu đây có phải là một vị trí quan trọng? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn một vài thông tin hữu ích.
Trưởng phòng đào tạo là gì?
Trưởng phòng đào tạo là người tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo, tập huấn trong một tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, họ sẽ lãnh đạo một nhóm tập huấn viên hoặc chính bản thân họ sẽ thực hiện việc đào tạo.
Một trưởng phòng đào tạo giỏi sẽ đảm bảo được nhân viên trong công ty có đầy đủ khả năng để thực hiện các công việc hướng tới đạt được mục tiêu chung.
Đối với vị trí này, ứng viên tối thiểu cần có bằng đại học trong lĩnh vực nhân sự, đào tạo và phát triển hoặc quản trị kinh doanh. Những chứng chỉ liên quan hoặc bằng cấp chuyên sâu hơn sẽ là những lợi thế. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kinh nghiệm đáng kể trong vị trí tương tự hoặc công việc tương đương.
Công việc của trưởng phòng đào tạo
1. Xây dựng các chương trình đào tạo mới
Thông qua việc phân tích nghề nghiệp, hướng phát triển nghề nghiệp, đánh giá năng lực nhân viên hiện tại, thảo luận với các quản lý trực tiếp, nhân viên và giám đốc, trưởng phòng đào tạo sẽ nhận định và phát triển các chương trình đào tạo mới. Chương trình đào tạo có thể là phát triển kỹ năng mới hoặc nâng cao những kỹ năng cũ, bổ sung kiến thức, các công nghệ mới có thể áp dụng vào công việc,… tùy theo nhu cầu.
Trưởng phòng đào tạo có nhiệm vụ tìm hiểu và cập nhật các phương pháp đào tạo mới để nâng cao hiệu quả đào tạo. Họ cũng sẽ lên trước lịch đào tạo trong năm cho doanh nghiệp, bao gồm sắp xếp thời gian, thông báo nhân sự và chuẩn bị ngân sách.
2. Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo
Trưởng phòng đào tạo có nhiệm vụ tổ chức tập huấn đào tạo nhân viên mới và nhân viên cũ để nâng cao năng lực nghiệp vụ.
Trưởng phòng đào tạo cũng sẽ là người xây dựng hoặc tổ chức xây dựng các công cụ dành cho đào tạo như tài liệu tập huấn, các bài phát biểu, bài kiểm tra đầu vào đầu ra đối với nhân viên. Đối với những tài liệu tập huấn được cung cấp bởi các bên thứ ba, trưởng phòng đào tạo sẽ rà soát để tìm ra các điểm chưa phù hợp cần sửa.
Khi tổ chức các chương trình đào tạo, trưởng phòng đào tạo cũng sẽ quan tâm tới các vấn đề hậu cần kỹ thuật như các trang thiết bị dùng cho tập huấn. Các công tác chuẩn bị khác như nơi tổ chức tập huấn (có thể là ngay tại doanh nghiệp hoặc tại một địa điểm bên ngoài), phương tiện đi lại, đồ dùng hậu cầu khác có thể không phải do trưởng phòng đào tạo chuẩn bị nhưng sẽ là người duyệt thông qua.
Trưởng phòng đào tạo có thể là người trực tiếp đào tạo, quản lý những tập huấn viên của bộ phận hoặc tìm kiếm những tập huấn viên phù hợp từ bên ngoài.
Ngoài ra, vị trí này còn có trách nhiệm thảo luận với các lãnh đạo để tìm ra các vấn đề trong đào tạo, các vấn đề cấu trúc và các điểm cần thay đổi cho phù hợp với từng bộ phận.
Xem thêm >>> Mô tả công việc của Trưởng phòng đào tạo
3. Phát triển các công cụ theo dõi đánh giá
Đối với vai trò đảm bảo năng lực của nhân viên, trưởng phòng đào tạo chịu trách nhiệm xây dựng công cụ để thực hiện đánh giá nhân viên trong quá trình làm việc (trước và sau khi diễn ra tập huấn). Từ những kết quả đánh giá này, họ có thể nhận định được những thiếu sót cần bổ sung hay lên ý tưởng cho những chương trình đào tạo tiếp theo.
Ngoài đánh giá con người, họ cũng đánh giá chương trình đào tạo (trong và sau khi diễn ra). Thêm nữa, họ sẽ thu thập ý kiến từ nhân viên để tổng hợp phản hồi về chương trình. Từ những đánh giá này, họ có thể tìm ra những vấn đề còn tồn tại (về nội dung tập huấn, cách thức tổ chức tập huấn) để sữa chữa hoặc phát triển những chương trình tốt hơn trong tương lai.
4. Quản lý chi phí đào tạo
Trưởng phòng đào tạo sẽ quản lý các chi phí sử dụng cho chương trình đào tạo, như chi phí thuê địa điểm tập huấn, chi phí trả cho tập huấn viên, chi phí trả cho người tham gia tập huấn, chi phí trang thiết bị, chi phí chuẩn bị tài liệu các các công tác hậu cần cho tập huấn,… Họ sẽ lên ngân sách chi tiết đảm bảo đủ cho chương trình đào tạo đồng thời tiết kiệm chi phí nhất có thể và giảm thiểu việc phát sinh những chi phí không cần thiết.
5. Tuyển dụng nhân lực cho phòng đào tạo
Trưởng phòng tuyển dụng sẽ tham gia cùng bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển dụng nhân sự mới cho bộ phận đào tạo. Họ trực tiếp lọc hồ sơ, phỏng vấn, và lựa chọn ứng viên.
Ngoài ra, trong những trường hợp cần tìm nhân sự ngắn hạn tham gia vào các chương trình đào tạo hoặc phục vụ hậu cần, trưởng phòng đào tạo cũng sẽ là người đánh giá mức độ phù hợp về kiến thức, kỹ năng của tập huấn viên đối với môi trường và nhân sự của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Yếu tố quan trọng để trở thành Trưởng phòng đào tạo giỏi lương cao
6. Nhiệm vụ khác
Ngoài các nhiệm vụ chính và cốt yếu trên, trưởng phòng đào tạo có thể thực hiện một số nhiệm vụ khác như tham gia đào tạo liên kết với đối tác, hoặc các nhiệm vụ mà họ thấy cần thiết hoặc được cấp trên giao.
Thách thức đối với một trưởng phòng đào tạo
Trưởng phòng đào tạo đang phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau, bao gồm việc cắt giảm chi phí cho các chương trình đào tạo.
1. Thách thức về kỹ thuật
Trưởng phòng đào tạo cần luôn cập nhật những thông tin mới về quy định, chính sách của công ty, các phương pháp đào tạo mới và các vấn đề mới phát sinh đối với nguồn nhân lực (đặc biệt là đối với công nghệ thông tin).
2. Thách thức về chiến lược
Trưởng phòng đào tạo cần theo dõi và phản hồi lại những yêu cầu thay đổi về kỹ năng, cũng như cung cấp các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn nhằm nâng cao năng lực làm việc.
3. Thách thức về chuyên môn
Trưởng phòng đào tạo cần luôn cập nhật những thay đổi về thực hành đào tạo, quản lý việc phát triển của nguồn nhân lực, đảm bảo rằng tập huấn viên và quản lý cấp dưới thực hiện theo đúng những ý tưởng và phương pháp đào tạo.
Trưởng phòng đào tạo phải luôn là người đi đầu, hiểu về chuyên môn và kỹ năng cũng như có nhận định tốt về những kiến thức và kỹ năng mới. Ngoài ra, phương pháp tập huấn cũng là một khía cạnh quan trọng thách thức khả năng của trưởng phòng đào tạo hiện đại.
Xem thêm >>> 20 câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng đào tạo nhất định phải biết
Nguồn ảnh: Internet.