Mẫu email xin nghỉ việc chuẩn nhất

Xin nghỉ việc đôi khi là một tình huống khó mở lời, đặc biệt là khi bạn chủ động nghỉ việc để chuyển sang nơi làm việc mới. Do vậy, để thuận tiện hơn, việc gửi mail xin nghỉ việc đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Viết một mẫu mail xin nghỉ việc sao cho súc tích, đủ ý mà vẫn có thể giữ được mối quan hệ tốt với sếp là cả một sự khéo léo. Như một cẩm nang nghề nghiệp hữu ích, TalentBold hôm nay sẽ chia sẻ cùng bạn mẫu mail xin nghỉ việc đa năng trong mọi tình huống.

I. Ưu điểm khi xin nghỉ việc qua mail
Lựa chọn cách gửi mail thay vì gặp trực tiếp nói chuyện sẽ giúp bạn sở hữu nhiều thuận lợi hơn hẳn :

• Có thời gian cân nhắc, điều chỉnh câu chữ trước khi gửi đi
• Thuận lợi về mặt địa lý khi sếp và nhân viên không làm việc chung một văn phòng
• Sếp có thể xem mail khi có thời gian, bạn không cần canh lúc sếp rảnh để nói chuyện.
• Phản hồi mail của sếp cho phép bạn xem xét và chuẩn bị trước khi có một cuộc gặp trực tiếp.

Bên cạnh đó là nhiều ưu điểm về mặt tâm lý cho cả bạn và người quản lý.

>>> Đọc thêm: Làm gì khi xin nghỉ việc và thất nghiệp một thời gian
II. Cấu trúc mail xin nghỉ việc chuẩn nhất
Từ thực tế trải nghiệm trong công tác nhân sự, TalentBold nhận thấy nội dung mail xin nghỉ việc hiệu quả nhất nên trình bày theo thứ tự sau:
1. Dòng tiêu đề email
Bạn nên ghi rõ nội dung chính để người quản lý dễ nhận ra và đọc email sớm.
Gợi ý : Xin nghỉ việc – (Tên của bạn)
2. Phần chào hỏi đầu mail
Mở đầu nội dung mail xin nghỉ việc nên là một câu chào đến người quản lý trực tiếp hoặc phòng ban phụ trách tiếp nhận đơn xin nghỉ việc.
Gợi ý :
Kính gửi Ông / Bà / Anh / Chị ABC hoặc Kính gửi phòng nhân sự công ty ABC
Tôi tên : (ghi đầy đủ họ tên)
Nhân viên …. (ghi rõ vị trí công tác)

3. Đoạn nội dung mở đầu mail xin nghỉ việc
Một mail xin nghỉ việc nên trình bày theo cách diễn dịch nghĩa là đi từ ý chính trước, sau đó đề cập các nội dung diễn giải sau.
Vì vậy, trong đoạn mở đầu mail bạn cần thể hiện mục đích gửi mail của mình, nội dung gồm :

• Muốn nghỉ việc
• Ngày bắt đầu nghỉ việc
• Lý do nghỉ việc

Gợi ý :
Vì một vài lý do cá nhân, hôm nay, tôi gửi mail này như một thông báo về việc tôi sẽ nghỉ việc tại công ty trong vai trò là nhân viên …. tại phòng ban …. kể từ ngày….
4. Đoạn nội dung thân mail
Ở phần này, bạn nên dành lời cảm ơn vì những gì mà công ty đã dành cho bạn trong thời gian qua. Nội dung này không chỉ giúp bạn xoa dịu sự bất ngờ nơi sếp mà còn giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt, phòng khi nơi làm việc mới cần một sự xác nhận từ người quản lý cũ.
Gợi ý :
Suốt khoảng thời gian làm việc tại công ty, tôi thật sự biết ơn những cơ hội công việc mà công ty đã dành cho tôi cả trong nghiệp vụ chuyên môn lẫn những kinh nghiệm sống bổ ích. Tôi cũng rất cám ơn sự hỗ trợ của những đồng nghiệp tại phòng ban …. và các anh chị em khác trong công ty.
5. Đoạn nội dung kết thúc mail
Hãy cho người quản lý thấy trách nhiệm của bạn đối với công ty thông qua việc bàn giao đầy đủ công việc, huấn luyện nhân viên mới tiếp quản sớm nhất và sẵn sàng hỗ trợ khi công ty cần ngay cả khi đã rời khỏi công ty.
Nội dung này như một lời nhắc khéo về giá trị của bạn trong việc chuyển giao công việc thực tế, đảm bảo chất lượng quy trình làm việc tại công ty.
Gợi ý :
Trong khoảng thời gian còn làm việc tại vị trí … , tôi sẽ dần bàn giao đầy đủ toàn bộ chứng từ, sổ sách, dữ liệu cho người quản lý. Đồng thời, khi nhân viên mới được tuyển dụng, tôi sẽ hướng dẫn và bàn giao đầy đủ những quy trình làm việc để họ nhanh chóng tiếp quản công việc hiệu quả nhất.

6. Lời kết cho mail
Đây là nơi bạn gửi lời chào cùng những thông tin liên lạc cá nhân cần thiết cho một sự gắn kết trong tương lai sau khi bạn rời công ty.
Gợi ý :
Xin chúc công ty và toàn thể anh chị em các phòng ban được nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Hy vọng chúng ta vẫn giữ liên lạc qua số điện thoại cá nhân của tôi. Một lần nữa chân thành cảm ơn mọi người !
7. Chữ ký mail
Một chữ ký với đầy đủ câu cảm thán, tên và thông tin liên lạc là cần thiết cho phần này.
Gợi ý :
Thân ái !
(Họ và tên bạn)
Điện thoại / Zalo …
III. Những lưu ý quan trọng khi gửi mail xin nghỉ việc
1. Thời gian gửi mail
Quy định khi nghỉ việc là báo trước 14 – 21 ngày , do vậy, bạn nên sắp xếp gửi mail trễ nhất là trước 2 tuần so với ngày làm việc cuối cùng mà bạn mong muốn.
Rất có thể công ty sẽ đưa ra đề nghị bạn gia hạn thêm thời gian, nếu muốn duy trì quan hệ tốt với người của công ty, bạn nên cố gắng kéo dài thêm vài ngày hỗ trợ công ty hướng dẫn cho người mới.

2. Không phàn nàn, chê trách
Dù ai cũng biết bạn rời công ty vì một hoặc nhiều lý do khiến bạn không hài lòng nhưng trong mail xin nghỉ việc, tuyệt đối đừng đề cập đến vấn đề đó, hãy giữ lại những ký ức tốt đẹp cho cả bạn và người quản lý.
3. Viết súc tích và tập trung ý chính
Đọc mail nhân viên xin nghỉ việc chắc chắn sẽ khiến quản lý của bạn bất ngờ, lo ngại ít nhiều về việc tuyển dụng người mới cũng như bố trí công việc tạm thời như thế nào nên một mail dài chỉ khiến họ mệt mỏi thêm mà thôi. Súc tích và rõ ràng chủ ý là điều nên làm !
Mẫu mail xin nghỉ việc mà TalentBold chia sẻ cùng những lưu ý trên đây có thể áp dụng trong mọi tình huống xin nghỉ việc, không hạn chế vị trí hay ngành nghề công việc. Nhìn chung, mail xin nghỉ việc như một lời mở đầu cho quyết định của bạn, giảm thiểu những sự e ngại khi phải nói trực tiếp với sếp.
Chi tiết liên hệ:
Talentbold – We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội
Nguồn ảnh: internet
Hình ảnh: mang tính chất minh họa