Những kỹ năng và tố chất nào của Giám đốc dự án cần có

Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cũng như năng lực chuyên môn. Để trở thành một Giám đốc dự án tài ba thì không những bạn phải có năng lực về khối ngành liên quan mà bạn còn phải sở hữu những kỹ năng cần thiết. Trong bài viết này HRchannel xin đưa ra một vài chia sẻ về những kỹ năng, tố chất mà Giám đốc dự án cần có.
1. Khả năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo chính là kỹ năng đầu tiên mà bất cứ người Giám đốc dự án nào cũng cần phải có. Khả năng lãnh đạo được thực hiện qua việc bạn có thể quản lý nhóm, quản lý từng nhân sự cấp dưới của mình.
Nếu là một Giám đốc dự án, bạn phải thể hiện tiếng nói từ việc tổ chức, điều phối cũng như sắp xếp công việc một cách hợp lý cho đến việc giải quyết những mâu thuẫn nội bộ có thể xảy ra bất cứ khi nào.
Trong quá trình triển khai dự án, Giám đốc dự án có trách nhiệm thiết lập tầm nhìn, duy trì chiến lược, xây dựng đội ngũ, củng cố niềm tin, cố vấn, giám sát đánh giá hiệu quả công việc của tất cả các thành viên trong đội nhóm.
Lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc quản lý mà hơn hết nó còn là sự truyền cảm hứng đến người khác, dẫn dắt các thành viên của mình đi đúng hướng cũng như dễ dàng thích nghi với mọi vấn đề xảy ra.
2. Kỹ năng xây dựng nhóm
Người xây dựng nhóm là người biết cách khiến mọi người làm việc cùng nhau, cùng hợp tác và chia sẻ ý tưởng. Họ hiểu rằng các bên liên quan của dự án sẽ cùng nhau thất bại hoặc cùng nhau thành công và hiệu suất dự án chỉ được tối ưu hóa khi mọi người đều đi theo cùng một hướng.
Các nhà quản lý dự án giỏi hiểu làm thế nào để đoàn kết các thành viên trong nhóm của họ hướng tới một mục tiêu chung và phát triển ý thức về tinh thần đồng đội.
Giám đốc dự án thành công luôn biết cách giúp nhóm của họ đạt được sự đồng thuận nhanh hơn bằng cách tạo ra nhiều cuộc thảo luận để các thành viên có thể hiểu được vị trí, vai trò của mỗi người và chỉ có sự liên kết đội nhóm mới có thể tạo dựng dự án thành công.

>>> Đọc thêm: Tuyển dụng Giám đốc dự án
3. Bậc thầy đàm phán
Để thực hiện được một dự án thì cần có sự tham gia của rất nhiều bên liên quan. Giám đốc dự án chính là người giúp cân bằng ý kiến từ các bên, đôi khi họ là người giải quyết mâu thuẫn, tìm ra giải pháp để đưa đến một thỏa hiệp thống nhất giữa các bên.
Việc sử dụng hiệu quả khả năng thuyết phục, biết cách thỏa hiệp để làm hài lòng các bên chính là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án.
Một người có kỹ năng đàm phán sẽ có thể kết nối mọi người ở mọi cấp độ, giúp các bên có được sự cộng tác tốt hơn.
4. Lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn
Lập kế hoạch là một kỹ năng không thể thiếu đối với vị trí Giám đốc dự án. Việc lập kế hoạch nó giống như một bản CV thể hiện năng lực chuyên môn của bạn vậy.
Để trong quá trình triển khai dự án không gặp phải các vấn đề liên quan chồng chéo lên nhau (thời gian, ngân sách, nguồn lực…) thì cần có một bản kế hoạch rõ ràng, minh bạch ở tất cả các quy trình.
Dựa vào bản kế hoạch này, giám đốc dự án và đội nhóm của mình có thể theo dõi hoạt động đang diễn ra, theo dõi năng suất và hiệu quả công việc để điều chỉnh kịp thời khi cần.
Một bản kế hoạch chi tiết và chuyên nghiệp sẽ là bước đệm quan trọng để triển khai dự án theo đúng tiến độ, đạt hiệu quả như mong muốn.
5. Tư duy tài chính – Kiểm soát chi phí
Quản lý chi phí là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án. Những người không có kỹ năng này sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc triển khai dự án, nhất là đối với những dự án có ngân sách eo hẹp.
Bạn cần chứng minh rằng bạn có thể phân bổ dự án của mình trong giới hạn chi phí cho phép, bằng cách quản lý tài chính dự án một cách thông minh.
Giám đốc dự án phải là người dự trù chi tiết chi phí cho từng giai đoạn thi công và đưa ra những phương án dự phòng trong trường hợp thiếu hụt chi phí. Việc này giúp giảm thiểu tối đa sự tiêu hao ngân sách cho dự án cũng như cho công ty.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mô tả vị trí giám đốc dự án
6. Kiểm soát rủi ro
Bất cứ một dự án nào khi triển khai đều sẽ có những rủi ro nhất định. Trước khi triển khai dự án, người quản lý phải cùng với nhóm của mình bàn luận, phân tích, liệt kê và đề ra 1 bản kế hoạch chi tiết để giải quyết khi có rủi ro xảy ra.
Việc kiểm soát rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tổn thất ở mức thấp nhất khi triển khai dự án. Vì vậy, đây được coi là kỹ năng quan trọng mà người Giám đốc dự án cần phải có.
7. Quản lý công việc
Tạo danh sách nhiệm vụ, phân bổ công việc cho từng bộ phận cấp dưới chính là cách để Giám đốc dự án quản lý công việc một cách hiệu quả.
Việc quản lý công việc của một Giám đốc dự án cần được thể hiện ở tất cả các giai đoạn của dự án. Từ việc chuẩn bị dự án, tới giai đoạn triển khai, giai đoạn kết thúc, ngay cả khi có những giai đoạn người quản lý không tham gia trực tiếp vào hoạt động của dự án.
Việc quản lý tốt công việc sẽ giúp các Giám đốc dự án đánh giá được hiệu suất trong quá trình triển khai, từ đó có những phương án điều chỉnh, bổ sung để đưa dự án đi đến một kết quả tốt nhất.
8. Quản lý chất lượng
Mỗi giai đoạn triển khai dự án đều có những mục tiêu, yêu cầu cụ thể. Việc quản lý chất lượng sẽ đảm bảo rằng bạn đang cung cấp một sản phẩm phù hợp với mục đích. Ngay cả khi dự án có vấn đề, việc sao sát chất lượng dự án sẽ giúp bạn nhanh chóng có những giải pháp thay thế.
Quản lý chất lượng là kỹ năng chắc chắn cần phải có đối với mỗi Giám đốc dự án. Nhờ kỹ năng này mà Giám đốc dự án có thể điều hành, tổ chức cũng như triển khai dự án một cách hiệu quả, thúc đẩy dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu và kế hoạch đề ra.

>>> Xem thêm: Nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm của Giám đốc dự án
9. Khả năng đóng dự án
Thành công của người Giám đốc dự án đó là có thể đóng dự án sớm hoặc đúng với tiến độ, đảm bảo tất cả các tiêu chí đã đề ra.
Sẽ là một thất bại lớn đối với nhà quản lý khi vượt quá giới hạn tiến độ, không thể kết thúc dự án do các quy trình luôn bị thiếu hụt hoặc kết thúc nhưng không hoàn thành.
Để có thể đóng dự án một cách thành công tốt đẹp, đòi hỏi các Giám đốc dự án phải luôn có sự nhạy bén, sao sát mọi hoạt động của các công trình, đánh giá dự án tiến triển theo chiều hướng tốt hay xấu, nếu có sự thiếu hụt hay sai sót, phải nhanh chóng đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề.
Còn rất nhiều kỹ năng, tố chất khác mà một Giám đốc dự án cần phải có. Tuy nhiên đúc rút một cách xúc tích và ngắn gọn nhất thì HRchannels đã trình bày ở trên. Nếu bạn đang đi tìm những kỹ năng, tố chất mà vị trí Giám đốc dự án cần có thì hãy tham khảo nhé.
HRchannels – Great Solution. Great People!
HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: [email protected] / [email protected]
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet