Rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả

Trong một ngày bạn thường phải giải quyết rất nhiều những công việc khác nhau. Đó có thể là những việc liên quan đến cuộc sống cá nhân hoặc là việc công ty. Để có thể hoàn thành mọi việc trong khoảng thời gian nhất định đòi hỏi bạn cần có kỹ năng sắp xếp công việc. Nếu không có kỹ năng sắp xếp công việc, bạn sẽ không thể hoàn thành mọi việc đúng hạn. Thậm chí là kết quả công việc cũng không được như mong đợi.
Mỗi người đều có 24 giờ một ngày. Nhưng có người có thể làm được rất nhiều việc. Có người lại chẳng làm xong được việc gì cho đúng nghĩa. Người có thể sử dụng trọn vẹn thời gian họ có trong một ngày là người có khả năng sắp xếp công việc xuất sắc. Mọi việc được họ xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Qua đó có thể thấy rằng kỹ năng sắp xếp vô cùng quan trọng trong công việc.
Thế nào là một người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt?
Người có kỹ năng sắp xếp công việc tốt là người có khả năng xác định được chính xác những việc họ cần làm trong một ngày. Họ cũng tính toán được họ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành những việc đó. Họ lập ra một kế hoạch cụ thể để hoàn thành mọi việc trong khoảng thời gian nhanh nhất mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng cần tích lũy của kỹ sư quản lý chất lượng
Bạn đang loay hoay trong hàng tá công việc mà không biết phải bắt đầu từ đâu. Vậy thì hãy nhanh chóng khám phá 6 mẹo nhỏ sau đây để rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc sao cho khoa học và hiệu quả nhất nhé!
1. Lập danh sách công việc cần làm
Bạn nên dành ra một ít thời gian trong ngày để liệt kê toàn bộ những công việc bạn cần làm. Cân nhắc xem việc nào cần làm trước, việc nào có thể làm sau. Phân chia thời gian hợp lý để hoàn thành từng công việc. Bạn có thể đánh số cho từng việc để xác định thứ tự thực hiện công việc.
Bạn có thể liệt kê những việc cần làm ra giấy và đặt ở nơi dễ quan sát. Hoặc bạn có thể ghi chú công việc trên lịch, trong các ứng dụng nhắc việc trên điện thoại hay laptop. Hãy sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý để thay đổi hiệu quả công việc của bạn.
Khi bạn liệt kê ra như vậy sẽ đảm bảo bạn không bỏ sót bất cứ việc nào. Sau đó bạn có thể dựa vào danh sách vừa lập mà từng bước hoàn thành các việc được liệt kê trong đó. Bạn cần nghiêm túc thực hiện đúng như kế hoạch đã đặt ra.
2. Tập trung xử lý công việc
Trong quá trình làm việc, bạn nên loại bỏ những thứ có thể khiến bạn mất tập trung như: điện thoại, máy tính bảng hoặc bất cứ vật gì có thể phát ra âm thanh. Bạn không bao giờ có thể hoàn thành được việc gì nếu cứ vừa làm vừa nhắn tin, gọi điện, chat voice, lướt facebook, hay kiểm tra mail liên tục.
Bạn chỉ có thể làm việc tốt nhất khi bạn dành đủ thời gian (ít nhất là 10 phút) để não bộ chỉ tập trung vào vấn đề cụ thể nào đó. Khi bạn tập trung hoàn toàn để xử lý công việc chắc chắn hiệu suất làm việc của bạn sẽ cao hơn rất nhiều.
3. Kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc
Khi lập kế hoạch làm việc bạn đã xác định được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Vì thế bạn nên thường xuyên kiểm tra lại để đảm bảo mọi việc đang theo đúng kế hoạch bạn đã lập ra. Khi làm như vậy bạn sẽ kịp thời phát hiện những điểm bất ổn để điều chỉnh, không để ảnh hưởng đến những việc sau đó.

4. Sẵn sàng từ chối những gì không cần thiết và gây ảnh hưởng đến công việc
Bạn nên biết cách nói lời từ chối với những lời nhờ vả quá mức của đồng nghiệp. Đừng vì cả nể mà ai nhờ gì cũng làm, việc gì cũng sẵn sàng giúp đỡ. Bạn cũng nên bỏ ngoài tai những lời nói tiêu cực hay những nhận xét tiêu cực của đồng nghiệp đối với bạn. Hãy gạt bỏ những mối quan hệ không tốt ra khỏi vòng quan hệ của bạn.
Nếu bạn thực sự yêu thương bản thân thì hãy tự đặt ra cho mình một giới hạn nhất định với những điều trên. Đừng nên lãng phí thời gian, sức lực và tinh thần vào những thứ có thể làm tổn hại bạn. Thay vào đó hãy dành thời gian làm thêm nhiều việc hữu ích cho bản thân.
5. Thiết lập kỷ luật cho chính mình
Mặc dù bạn biết nhiều cách sắp xếp công việc hiệu quả nhưng nếu bạn không có tính kỷ luật bản thân tốt thì cũng không thay đổi được gì. Tính kỷ luật ở đây được hiểu là sự quyết tâm thực hiện đúng theo những gì đã dự tính. Không ngần ngại, không trì hoãn hay né tránh những việc bạn biết rõ phải làm.
Bạn không thể ngay lập tức đưa mình vào một khuôn khổ nào đó. Bạn chỉ có thể từng bước rèn luyện để bản thân dần thích nghi và mọi thứ sẽ trở thành một thói quen của bạn. Hãy luôn kiên trì hướng đến mục tiêu bạn mong muốn.
6. Dọn dẹp không gian làm việc gọn gàng
Thực tế cho thấy không gian làm việc ảnh hưởng không ít đến hiệu quả công việc của bạn. Một cái bàn làm việc chất hàng đống các tài liệu, hồ sơ, sẽ khiến bạn quay cuồng tìm kiếm thứ bạn cần. Vì vậy hãy sắp xếp mọi thứ gọn gàng, ngăn nắp. Khi đó bạn sẽ tìm thấy nguồn hứng khởi khi làm việc. Nhờ vậy công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Mỗi ngày hãy dành ra ít phút để sắp xếp lại bàn làm việc của bạn. Những thứ không cần thiết hãy loại bỏ. Đây là một trong những cách siêu đơn giản nhưng lại có hiệu quả tuyệt vời trong việc sắp xếp công việc hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này của TalentBold, các bạn sẽ tìm được phương pháp hiệu quả để giải quyết hoàn hảo những vấn đề bạn đang gặp phải. Chúc các bạn thành công!

Chi tiết liên hệ:
Talentbold – We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet