5 tiêu chí lựa chọn nhà cùng cấp hóa đơn điện tử uy tín

5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hiện này sẽ là thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm Hóa đơn điện tử tốt nhất, tối đa hóa tính thuận tiện và hiệu quả trong kinh doanh.
1. Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử
Dấu hiệu đầu tiên trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm đó chính là: Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT.
Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
2. Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết
Dấu hiệu thứ hai trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín chính là chất lượng của sản phẩm. Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản:

• Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Ngoài ra, một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất còn phải có cả những tính năng nâng cao để tối đa lợi ích, tính thuận tiện của hóa đơn:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
• Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
• Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
• Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử B-Invoice còn có các chức năng nâng cao như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm,… cũng là những điểm cộng để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất.
3. Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng
Dễ sử dụng là dấu hiệu thứ ba trong 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.
Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.
Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.
4. Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn
Đối với hóa đơn điện tử, bảo mật luôn là vấn đề vô cùng quan trọng bởi nó liên quan đến bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, công nghệ bảo mật, an toàn chính tiêu chí thứ tư trong 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
5. Đội ngũ hỗ trợ 24/7
Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.
Trong hóa đơn điện tử, dịch vụ hỗ trợ 24/7 tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến hóa đơn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Thực tế, mức độ quan trọng của dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây.
Để được tư vấn hóa đơn điện tử B-invoice miễn phí, chi tiết cụ thể, Quý Khách có thể liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG BIỂN XANH
Địa chỉ: 91 Trung Kính – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội
Chi nhánh HCM: 205B Hoàng Hoa Thám – P6 – Quận Bình Thạnh – TP. HCM
Hotline: 0968154233 – Email: [email protected]